Základné informácie o spracúvaní osobných údajov

Základné informácie o spracúvaní osobných údajov

 

PREVÁDZKOVATEĽ: INSIA SK s.r.o., IČO: 45660891, sídlo: Laurinská 3, 811 01 Bratislava, Slovenská  epublika, zápis: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, Odd.: Sro, Vložka č. 66936/B (ďalej len “my”)

KONTAKT: e-mail: info@insia.com, web: www.insia.sk 

Tento dokument predstavuje základné informácie o spracovaní osobných údajov, ktoré vykonávame v rámci sprostredkovania finančných služieb. Podrobné informácie nájdete na https://www.insia.sk/o-insia/informacna-a-pravna-dokumentacia/ochrana-osobnych-udajov-gdpr/.

Prevádzkovateľ je ako samostatný finančný agent (ďalej len ako „SFA“) v súlade so zákonom č. 186/2009 Z. z. o finančnom sprostredkovaní a finančnom poradenstve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „Zákon FSaFP“) zapísaný v Registri finančných agentov a finančných poradcov vedenom Národnou bankou Slovenska s registračným číslom 127035. Vaše osobné údaje pri poskytovaní finančnej služby v súlade s týmto dokumentom spracúvajú aj naši podriadení finanční agenti (ďalej len ako „PFA“) ako členovia siete našej spoločnosti, ktorých aktuálny zoznam nájdete na webovej stránke Národnej banky Slovenska: https://subjekty.nbs.sk/?aa=&bb=&cc=&qq=insia+sk. PFA sa teda rozumie osoba, ktorá má s našou spoločnosťou uzatvorenú zmluvu v zmysle §9 Zákona FSaFP a spracúva osobné údaje klientov v našom mene. 

Aké sú dôvody (účely) spracúvania osobných údajov?

Hlavným dôvodom pre spracovanie osobných údajov je ponuka, zmena, plnenie alebo ukončenie finanč nejslužby vrátene súvisiacich činností ako je šetrenie škodových udalostí alebo pomoc pri uplatnení práv Spracovanie tiež vychádza z právnych predpisov (najmä Zákona FSaFP), zákonov týkajúcich sa distribúcie finančných služieb (poistenie, spotrebiteľské úvery, investičné produkty) a identifikácie klientov pre potreby boja proti praniu špinavých peňazí a financovania terorizmu (spracúvanie osobných údajov na účely vykonávania finančného sprostredkovania, identifikácie klienta alebo zástupcu klienta, na účely overovania tejto identifikácie, ochrany a domáhania sa práv finančného agenta voči klientom, zdokumentovania činnosti, vykonávania dohľadu, výmeny informácií týkajúcich sa sprostredkovaných finančných služieb medzi nami a PFA, plnenia úloh a povinností SFA a PFA podľa Zákona FSaFP, spracúvanie osobných údajov na účely finančného sprostredkovania v súvislosti s uzatvorením zmluvy o poskytnutí finančnej služby získavaných nad rámec Zákona FSaFP, spracúvanie osobných údajov na účely finančného sprostredkovania v súvislosti s uzatvorením zmluvy o poskytnutí finančnej služby prostredníctvom kalkulačky zverejnenej na webovej stránke SFA alebo PFA, spracúvanie osobných údajov v súvislosti s výkonom práv klientov ako dotknutých osôb). Spracovanie vykonávame priamo za účelom ochrany našich alebo vašich práv a záujmov (najmä: ochrana práv, ktoré nám vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov a zmlúv vo vzťahu k zmluvným partnerom a iným osobám; presadzovanie bezpečnosti našich služieb, prevenciu zneužitia služieb a prešetrenie porušenia našich podmienok; zamedzenie podvodného konania, ak sa odôvodnene domnievame, že hrozí riziko takéhoto konania; vedenie databázy klientov). Proti spracovaniu založenom na oprávnených záujmoch môžete podať námietku, ktorú preskúmame, a zhodnotíme, či dané sprostredkovanie spĺňa požiadavky predpisov), prípadne záujmov tretích osôb. Ide najmä o všetky prevádzkové funkcie našej spoločnosti, obhajobu a vymáhanie práv, zlepšovanie našich služieb, prevenciu podvodov alebo protiprávne činnosti ale i priamy marketing. Pokiaľ nemáme ku spracovaniu iný právny základ (viď. vyššie), vykonávame ho s vaším informovaným a slobodným súhlasom, ktorý je možné vždy odvolať.

Dávame Vám tiež do pozornosti, že Prevádzkovateľ vyhotovuje audiozáznamy telefonických hovorov uskutočnených prostredníctvom služby CALLCENTRA. Takto získané osobné údaje sú spracúvané v rámci našich informačných systémoch na účely našich oprávnených záujmov, teda skvalitnenia našich služieb, či preukázanie splnenia zákonných povinností. O skutočnosti, že telefonický hovor bude nahrávaný, budete vopred operátorom upozornený.

 

Aké údaje a akým spôsobom ich spracúvame?

Spracovávame najmä údaje, ktoré potrebujeme k ponuke a poskytovaniu našich služieb, plneniu záväzkov zo zmluvy, dodržaniu zákonných povinností a ochrane vašich alebo našich záujmov. Bude sa teda jednať o všetky údaje, ktoré sú uvedené v zázname z jednaní, zmluvách, hláseniach škodových udalostí alebo iných podobných formulároch, prípadne údaje, ktoré sme si odovzdali inak. Pre nastavenie niektorých služieb a produktov je nevyhnutné vaše údaje vyhodnocovať (vrátene automatizovaných postupov). Príkladom hodnotenia vašich údajov je posúdenie rizikovosti pre zjednanie životného poistenia na základe informácií o vašom zdravotnom stave.
Niekedy budeme vaše údaje spájať s ďalšími informáciami (či už od vás nebo z iných zdrojov) alebo vytvárať údaje nové, ktoré z daných informácií vyplývajú alebo s nimi súvisia. To je dôležité hlavne na určenie práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy vrátane šetrenia škodových udalostí, ochrany našich či vašich záujmov a práv alebo dodržiavania našich zákonných povinností (napr. povinnosť odbornej starostlivosti, prevencia a odhaľovanie podvodov, zlepšovanie a vývoj produktov, služieb a obchodné činnosti). 

 

Komu môžeme Vaše osobné údaje odovzdať?

Osobné údaje odovzdávame poskytovateľom služieb, ktoré vám sprostredkovávame tak, aby s vami mohli uzavrieť zmluvy (najmä poisťovne a banky). Osobné údaje môžu ďalej spracovávať naši zmluvní sprostredkovatelia alebo spoloční správcovia, ktorí sa podieľajú na zaistení našich služieb. Jedná sa najmä o poskytovateľa IT technológií slúžiacich ku spracovaniu osobných dát (aplikácie pre správu e-mailových správ, CRM systémy a pod.), dodávateľov služieb nevyhnutných pre riadenie spoločnosti (administratíva, správa účtov a platieb, vymáhanie dlhov, komunikácia a pod.), poskytovateľov špecializovaných služieb (právne, konzultantské, finančné, HR a pod.) alebo obchodných zástupcov a sprostredkovateľov, najmä: INSIA a.s., so sídlom Vinohradská 2828/151, 130 00 Praha 3, IČ 48034479, ktorá pre nás zabezpečuje technickú aplikáciu YETI, v ktorej spracúvame Vaše osobné údaje, spoločnosť Insia Delman, s.r.o., so sídlom Predmestská 1351/57, 010 01 Žilina, IČO: 36 390 593, ktorá pre nás zabezpečuje softvérovú aplikáciu – poistná kalkulačka PZP, Kasko, GAP, Sedadlá, Záznam informácií, spoločnosť insuria consulting, spol. s r.o. so sídlom Slowackého 5494/5A, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 04, IČO: 36 864 200 , ktorá pre nás zabezpečuje softvérovú aplikáciu – Havarijné poistenie a Hypotekárna kalkulačka, TIPÉR ako náš obchodný zástupca, ktorý pre nás poskytuje služby spočívajúce vo vykonávaní potrebných činností a úkonov zameraných na získavanie klientov a potenciálnych klientov, poskytovateľ asistenčných služieb: CALLCENTRUM, podriadení finanční agenti ako členovia siete INSIA SK ako SFA, ktorých aktuálny zoznam nájdete na webovej stránke Národnej banky Slovenska https://subjekty.nbs.sk/?aa=&bb=&cc=&qq=insia+sk. Aktuálny zoznam kategórií príjemcov nájdete na našom webe v sekcii venovanej spracovaniu osobných údajov.

 

Kedy môžeme odovzdať údaje do zahraničia?

Vaše osobné údaje môžu byť odovzdávané ku spracovaniu v rámci EU, Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), poskytovateľom IT technológií a ďalším sprostredkovateľom alebo prevádzkovateľom. V súlade s právnymi predpismi, alebo ak s tým súhlasíte, môžeme osobné údaje odovzdávať i do krajín mimo EU/EHP. To sa bude týkať najmä prípadov, kedy vo vzťahu figuruje nejaký zahraniční prvok (poistenie rizika v zahraničí, škodová udalosť, ktorá nastala v zahraničí a pod.). V takejto situácii je k plneniu našich zmluvných záväzkov a ochrane našich a vašich práv nutné získať alebo odovzdať údaje do zahraničia. V ostatných prípadoch bude odovzdanie nevyhnutné pre plnenie našich vzájomných záväzkov alebo určení, výkon a obhajobu práv.

Naši sprostredkovatelia PFA Vaše osobné údaje nezamýšľajú prenášať do tretej krajiny ani do medzinárodnej organizácie neposkytujúcej primeranú úroveň ochrany osobných údajov s výnimkou prípadov špecifikovaných platnými právnymi predpismi alebo osobitných situácií, kedy o takomto prenose musí byť Klient vopred informovaný. 

 

Ako dlho máme údaje u seba?

Najčastejšie sa osobné údaje spracovávajú po dobu trvania a plnenia zmluvných alebo i mimozmluvných záväzkov (ďalej len zmluva). Po skončení zmluvy sa osobné údaje ďalej spracovávajú z dôvodu ochrany našich alebo vašich práv a záujmov (prípadne záujmov tretích osôb). Táto doba je spravidla určená podľa obecných premlčacích dôb stanovených zákonom (občiansky zákonník) alebo zmluvou. Právne predpisy nám rovnako ukladajú uchovávať niektoré typy dokumentov týkajúcich sa našej činnosti po zákonom stanovenú dobu. V tomto prípade sa teda vždy riadime platnou právnou úpravou, ktorú možno dohľadať v zbierke zákonov.

Uchovávanie osobných údajov klienta sa riadi primárne zákonom FSaFP, v zmysle ktorého sme ako finančný agent povinní viesť evidenciu všetkých dokumentov, v ktorých sú uvedené práva a povinnosti finančného agenta a klienta, iné podmienky, za ktorých finančný agent vykonáva finančné sprostredkovanie, a ďalšie údaje, doklady alebo iné dokumenty, na ktoré sa vzťahujú ustanovenia o spracúvaní osobných údajov podľa zákona o FSaFP (Zákon o FSaFP, ktorý v § 36 stanovuje lehotu uchovávania dokumentácie najmenej desať rokov od začiatku platnosti zmluvy o poskytnutí finančnej služby a lehotu najmenej päť rokov po ukončení platnosti zmluvy o poskytnutí finančného poradenstva). Pre splnenie týchto zákonných povinností uchovávame osobné údaje dotknutej osoby po dobu poskytovania finančného sprostredkovania, vrátane následnej starostlivosti o klienta a po dobu trvania sprostredkovaných finančných služieb, vrátane lehoty na uplatnenie nárokov vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí finančnej služby, najmenej však po dobu desiatich rokov od začiatku platnosti zmluvy o poskytnutí finančnej služby. Prípadné ďalšie spracúvanie osobných údajov je možné len na štatistické a archivačné účely a to za splnenia podmienok stanovených v zákone OOU. V prípade, ak nám klient udelí výslovný súhlas na spracúvanie osobných údajov, budeme uvedené údaje uchovávať po dobu stanovenú v tomto súhlase resp. po dobu do odvolania tohto súhlasu.

Prevádzkovateľ bude do odvolaní súhlasu alebo po uplynutí doby platnosti súhlasu osobné údaje uchovávať len po takú dobu, aká bude nevyhnutná na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov Prevádzkovateľa. V prípade, ak využívame funkcionalitu softvérovej aplikácie, ktorá umožňuje získavať potenciálnych klientov zadané osobné údaje a to aj pred dokončením kalkulácie produktov finančnej služby, sme oprávnení kontaktovať potenciálneho klienta na ním zadanú e-mailovú adresu, telefonicky alebo iným vhodným spôsobom, a to na účely poskytovania odbornej pomoci, informácií a odporúčaní klientovi na účely uzavretia zmluvy alebo na účely výkonu finančného sprostredkovania v rozsahu činností vymedzených v § 2 ods. 1 zákona FSaFP. Zaväzujeme sa poskytnúť potenciálnemu klientovi a/alebo klientovi informácie o tom, že softvérová aplikácia – kalkulačka je prostriedkom na výkon finančného sprostredkovania a že zadávaním údajov do tejto kalkulačky prejavuje svoj preukázateľný záujem o ponuku finančného sprostredkovania, čím nadobúda postavenie potenciálneho klienta. 

 

Používame automatizované spracúvanie osobných údajov?

Využívaním softvérovej aplikácie umožňujúcej realizáciu ponuky finančného sprostredkovania a plnenie ďalších činností, ktoré sú považované za výkon finančného sprostredkovania v zmysle zákona FSaFP môžeme vykonávať automatizované rozhodovanie a profilovanie údajov a osobných údajov klienta, potenciálneho klienta alebo zástupcu klienta na účely vyhodnotenia požiadaviek klienta a uskutočnenia ponuky finančných produktov, ktoré sa na základe vykonaného profilovania javia pre klienta alebo potenciálneho klienta ako vhodné a najviac zodpovedajú jeho požiadavkám a potrebám. Automatizované rozhodovanie spočíva v hodnotení osobných aspektov dotknutej osoby, a to za účelom ponuky vhodných produktov finančnej služby. Osobné údaje zadané do softvérovej aplikácie sú pred uskutočnením ponuky produktov finančnej služby vyhodnotené v rámci spracovania osobných údajov založeného na vopred určených algoritmoch. To znamená, že sú vytvárané potrebné analýzy s cieľom naplniť potreby a požiadavky klienta a/alebo potenciálneho klienta. Takéto automatizované rozhodovanie však nevyvoláva právne účinky vo vzťahu k dotknutej osobe. Dotknutá osoba nie je viazaná ponukou finančných produktov vygenerovaných softvérovou aplikáciou na základe zadaných údajov a je oprávnená využiť naše služby v oblasti finančného sprostredkovania aj iným ako automatizovaným spôsobom.

Aké sú vaše práva?
Vo vzťahu ku spracovaniu vašich osobných údajov nás môžete požiadať o informácie o spracúvaní, o opravu nepresných údajov alebo výmaz údajov, máte právo na obmedzenie spracovania, právo na prenosnosť osobných údajov iným prevádzkovateľom, právo na odvolanie udeleného súhlasu, právo na uplatnenie námietky proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu, vrátane priameho marketingu, alebo proti automatizovanému rozhodovaniu (vrátane profilovania), právo na prístup k údajom (kópii) a prenositeľnosť a právo podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov.

Kontakty pre dotazy a žiadosti týkajúce sa spracovania osobných údajov: webový formulár - https://www.insia.sk/o-insia/informacna-a-pravna-dokumentacia/odvolanie-suhlasu-so-zasielanim-obchodnych-ponuk/, e mailom alebo písomne na adresu sídla INSIA.

Platnosť a účinnosť od 7. 6. 2023.